In VIA, conversations are recorded text messages between different users. These conversations can be related to the system as a whole, board related or card related. They can be private conversations that only the invited members can see or they can be public and can be seen by any user with the right permissions. Conversations can also be initiated and participated in with VIA mobile. Finally, they can be freform or they can consist of standardized messages called macros. This section will cover everything you need to know to get starting using conversations in VIA.
Where Can I Create a Conversation?
Conversations can by created in the following areas:
Home screen - You can start a conversation using the slideout menu right off the main home screen. These would be general conversations that are not necessarily related to any one board or specific card.
Boards - You can start a board specific conversation that may be related to a specific dispatch board, or carrier board without being related to one card. To create one of these conversations you can use the slideout menu and navigate to the conversaton option.
Cards - If your conversation is related to a card you can create a conversation directly on a order, trip, truck or any other type of card. Simply open the card and click on the slideout menu and select the conversation icon.
How to Start a Conversation
Starting a conversation on the home screen, from a board or card - Click on the slideout menu on the right side of the screen. Click on the conversations icon:
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From the conversation menu item click on the + Start Conversation menu item to begin a new conversation
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Starting a conversation from a card - Open the card and click on the slideout menu on the right side of the screen. Click on the conversation button as shown above. When you click on the conversation button while a card is open the conversation will be linked to the card.
When you start a conversation you will be asked to give you conversation a name and to select the privacy level of your conversation.
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Give you conversation a meaningful name. Especially for board and home screen conversations you may end up with a number of conversations and being able to tell them apart will be helpful. Under the Title field is a note that the conversation by default will be public. Any public conversations on cards or boards will be visible to all users and they will be able to participate in them. This does not apply to home screen conversations where you can only see conversations that you are part of. If you click on change on the start conversation screen and change your conversation to private then only the people that you invite into the conversation will be able to see it.
Adding More People to Your Conversation
What is a conversation without someone to talk to? Let’s add some people to the conversation so that you can share ideas within the conversation. If this is a brand new conversation then VIA will prompt you to add some people to the conversation. If you already have users added to the conversation, the method to add more will be the same. Press the + button on the top left side of the conversation. This will open a search screen. Start typing in the username and press enter to search, the results will appear in a list below the search box. Click on the name you want to add.
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Your new conversations will appear along the bottom of your VIA screen. To enlarge the conversation click on the blue box with the conversation name that you want to view. To minimize a conversation, press the - button on the right side of conversation and it will hide the conversation down to the bottom of the screen.
Finding you Conversations
Once you start a conversation it will display at the bottom of the screen. These mini cards for the conversation will stay in this part of the screen while you are in the board. Board and card conversations will both appear here. If you card has any new activity on it the mini conversation will appear with a red exclamation mark. For example, in the screen shot below there are three conversations and one (ETA) has a new message in it
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Each conversation at the bottom of the screen also has an X beside it. The conversation will stay at the bottom and minimized until you press the X and close the conversation. You can always find them again by clicking on the sidebar and selecting the conversation icon. Within this menu there is a menu item called my conversations where all your conversations are stored. If you have closed a conversation but there is a notification on it the conversation will show the exclamation mark. For example, the Carrier Selection conversation has an update that has been made to it by someone else in the conversation
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The my conversation section of the slideout menu will allow you to search the conversations in your list to find them easier.
Creating and Using Macros
VIA allows you to create and re-use standardized messages in conversations using macros. These macros, once created can be re-used as often as you like and can save time when you have to use standardized instructions or questions. The following section will look at macros, how to create, use and delete them. The screen shot below will outline some of the parts of the macro screen:
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Category drop down field - This category provides a way for you to group your macros in a meaningful way. For example, you may want all your driver related macros to be stored together, all your internal macros also stored separately
Macro Listing - This section shows all the macros that you have currently created for the category that you have selected in the first section of the screen.
Consignee fields - These are the fields that you have in the macro
Add and Edit Buttons. You can add a new macro by clicking on the + button or edit the existing macro by pressing on the edit button
Send - If you have selected a macro that you want to use in you conversation you can press the send button and utilize the macro.
Creating Macros
Before you can use a macro you have to first define the macro. This process will show you how to create a new macro. You can find the macro button on any active conversation by pressing the </> button on the top right side of an open conversation screen.
On the macro screen, press the + button on the top right side of the screen to create a new macro. In the first filed (labelled Untitled) enter in the name you want to give you macro. This name will be displayed in the macro list on the left side of the macro screen so make sure it is a meaningful name.
The second field will be the category you would like to group this macro under. If the category you want already exists then you can enter the category name here. If you would like this macro to be in a new category you can enter it here. Finally, enter the text that you want to see in the macro in the final field. When you are done you can click on the save button in the screen and your macro will be saved.
It is possible to insert data fields into your macros assuming you know the field name you want to add. These fields will only be visible on the mobile device. So, if you wanted to send a driver a macro that showed the order number for example you might want to write your macro as follows:
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Editing Macros
If you have an existing macro that you want to update you can do that in the macro screen. When you have a conversation open click on the macro button (top right side of the screen) and when the macro screen comes up select your group and macro from the list. When you have selected your macro from the list on the left side of the screen press the edit button that appears above your macro details:
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Make any changes you want to the name, category or macro body and press the save button when you are done.
Deleting Macros
If you have a macro that you no longer us you can delete it from your macro list. To delete a macro open the macro screen by clicking on the </> button on the top right side of one of your conversations. Select the group/category and then scroll down to your macro. Highlight the macro that you want to delete and press the delete button at the top of the screen
Using A Macro from the Web portal
When you are logged into VIA you can use a macro on a conversation with a driver using a mobile version of VIA or you can use the macros to create a formatted message for a conversation within VIA desktop. To send a macro, open the conversation that you want to use a macro on and press the macro button on the top right side of the conversation <\>En VIA, las conversaciones son mensajes de texto grabados entre diferentes usuarios. Estas conversaciones pueden relacionarse con el sistema en su conjunto, con el tablero o con la tarjeta. Pueden ser conversaciones privadas que solo los miembros invitados pueden ver o pueden ser públicas y cualquier usuario con los permisos adecuados puede verlas. Las conversaciones también se pueden iniciar y participar con VIA mobile. Finalmente, pueden ser de forma libre o pueden consistir en mensajes estandarizados llamados macros. Esta sección cubrirá todo lo que necesita saber para comenzar a usar conversaciones en VIA.
¿Dónde puedo crear una conversación?
Las conversaciones se pueden crear en las siguientes áreas:
Pantalla de inicio: puede iniciar una conversación usando el menú deslizable directamente desde la pantalla de inicio principal. Estas serían conversaciones generales que no están necesariamente relacionadas con ningún tablero o tarjeta específica.
Tableros: puede iniciar una conversación específica del tablero que puede estar relacionada con un tablero de despacho específico o un tablero de transportista sin estar relacionado con una tarjeta. Para crear una de estas conversaciones, puede usar el menú deslizable y navegar a la opción de conversación.
Tarjetas: si su conversación está relacionada con una tarjeta, puede crear una conversación directamente en un pedido, viaje, camión o cualquier otro tipo de tarjeta. Simplemente abra la tarjeta y haga clic en el menú deslizable y seleccione el icono de conversación
Cómo iniciar una conversación
Iniciar una conversación en la pantalla de inicio, desde una pizarra o tarjeta: haga clic en el menú desplegable en el lado derecho de la pantalla. Haz clic en el ícono de conversaciones :
Desde el elemento del menú de conversación, haga clic en el elemento del menú + Iniciar conversación para comenzar una nueva conversación.
Iniciar una conversación desde una tarjeta: abra la tarjeta y haga clic en el menú deslizable en el lado derecho de la pantalla. Haga clic en el botón de conversación como se muestra arriba. Cuando hace clic en el botón de conversación mientras una tarjeta está abierta, la conversación se vinculará a la tarjeta.
Cuando comience una conversación, se le pedirá que le dé un nombre a la conversación y que seleccione el nivel de privacidad de la conversación.
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Dale a la conversación un nombre significativo. Especialmente para las conversaciones en el tablero y en la pantalla de inicio, puede terminar con una serie de conversaciones y ser capaz de distinguirlas será útil. Debajo del campo Título hay una nota de que la conversación por defecto será pública. Todas las conversaciones públicas en tarjetas o tableros serán visibles para todos los usuarios y podrán participar en ellas. Esto no se aplica a las conversaciones de la pantalla de inicio donde solo puede ver las conversaciones de las que forma parte. Si hace clic en cambiar en la pantalla de inicio de conversación y cambia su conversación a privada, solo las personas que invite a la conversación podrán verla.
Agregar más personas a su conversación
¿Qué es una conversación sin alguien con quien hablar? Agreguemos algunas personas a la conversación para que pueda compartir ideas dentro de la conversación. Si esta es una conversación nueva, VIA le pedirá que agregue algunas personas a la conversación. Si ya tiene usuarios agregados a la conversación, el método para agregar más será el mismo. Presione el botón + en el lado superior izquierdo de la conversación. Esto abrirá una pantalla de búsqueda. Comience a escribir el nombre de usuario y presione Entrar para buscar, los resultados aparecerán en una lista debajo del cuadro de búsqueda. Haga clic en el nombre que desea agregar.
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Sus nuevas conversaciones aparecerán en la parte inferior de su pantalla VIA. Para ampliar la conversación, haga clic en el cuadro azul con el nombre de la conversación que desea ver. Para minimizar una conversación, presione el botón - en el lado derecho de la conversación y la ocultará hasta la parte inferior de la pantalla.
Encuentre sus conversaciones
Una vez que comience una conversación, se mostrará en la parte inferior de la pantalla. Estas minitarjetas para la conversación permanecerán en esta parte de la pantalla mientras esté en el tablero. Las conversaciones de tablero y tarjeta aparecerán aquí. Si su tarjeta tiene alguna actividad nueva, la mini conversación aparecerá con un signo de exclamación rojo. Por ejemplo, en la siguiente captura de pantalla hay tres conversaciones y una (ETA) tiene un nuevo mensaje.
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Cada conversación en la parte inferior de la pantalla también tiene una X al lado. La conversación permanecerá en la parte inferior y minimizada hasta que presione la X y cierre la conversación. Siempre puede encontrarlos nuevamente haciendo clic en la barra lateral y seleccionando el icono de conversación. Dentro de este menú hay un elemento de menú llamado mis conversaciones donde se almacenan todas sus conversaciones. Si ha cerrado una conversación pero hay una notificación, la conversación mostrará el signo de exclamación. Por ejemplo, la conversación de Selección de operador tiene una actualización que otra persona le ha realizado en la conversación.
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La sección “Mis conversaciones” del menú desplegable le permitirá buscar las conversaciones en su lista para encontrarlas más fácilmente.
Cómo Crear y usar macros
VIA le permite crear y reutilizar mensajes estandarizados en conversaciones usando macros. Estas macros, una vez creadas, pueden reutilizarse con la frecuencia que desee y pueden ahorrar tiempo cuando tiene que usar instrucciones o preguntas estandarizadas. La siguiente sección analizará las macros, cómo crearlas, usarlas y eliminarlas. La siguiente captura de pantalla describirá algunas de las partes de la pantalla macro:
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Campo desplegable de categoría: esta categoría le proporciona una forma de agrupar sus macros de manera significativa. Por ejemplo, es posible que desee que todas sus macros relacionadas con el controlador se almacenen juntas, todas sus macros internas también se almacenen por separado.
Listado de macros: esta sección muestra todas las macros que ha creado actualmente para la categoría que ha seleccionado en la primera sección de la pantalla.
Campos del destinatario: estos son los campos que tiene en la macro.
Agregar y editar botones. Puede agregar una nueva macro haciendo clic en el botón + o editar la macro existente presionando el botón editar.
Enviar: si ha seleccionado una macro que desea usar en su conversación, puede presionar el botón Enviar y utilizar la macro.
Crear macros
Antes de poder usar una macro, primero debe definir la macro. Este proceso le mostrará cómo crear una nueva macro. Puede encontrar el botón macro en cualquier conversación activa presionando el botón </> en la parte superior derecha de una pantalla de conversación abierta.
En la pantalla de macro, presione el botón + en la parte superior derecha de la pantalla para crear una nueva macro. En el primer archivo (etiquetado sin título) ingrese el nombre que desea darle macro. Este nombre se mostrará en la lista de macros en el lado izquierdo de la pantalla de macros, así que asegúrese de que sea un nombre significativo.
El segundo campo será la categoría en la que le gustaría agrupar esta macro. Si la categoría que desea ya existe, puede ingresar el nombre de la categoría aquí. Si desea que esta macro esté en una nueva categoría, puede ingresarla aquí. Finalmente, ingrese el texto que desea ver en la macro en el campo final. Cuando haya terminado, puede hacer clic en el botón Guardar en la pantalla y su macro se guardará.
Es posible insertar campos de datos en sus macros asumiendo que conoce el nombre del campo que desea agregar. Estos campos solo serán visibles en el dispositivo móvil. Entonces, si desea enviar a un controlador una macro que muestre el número de pedido, por ejemplo, puede escribir su macro de la siguiente manera:
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Edición de macros
Si tiene una macro existente que desea actualizar, puede hacerlo en la pantalla de macro. Cuando tenga una conversación abierta, haga clic en el botón de macro (parte superior derecha de la pantalla) y cuando aparezca la pantalla de macro, seleccione su grupo y macro de la lista. Cuando haya seleccionado su macro de la lista en el lado izquierdo de la pantalla, presione el botón de edición que aparece sobre los detalles de su macro:
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Realice los cambios que desee en el nombre, categoría o cuerpo de macro y presione el botón Guardar cuando haya terminado.
Eliminar macros
Si tiene una macro que ya no usa, puede eliminarla de su lista de macros. Para eliminar una macro, abra la pantalla de macros haciendo clic en el botón </> en la parte superior derecha de una de sus conversaciones. Seleccione el grupo / categoría y luego desplácese hacia abajo hasta su macro. Resalte la macro que desea eliminar y presione el botón Eliminar en la parte superior de la pantalla.
Uso de una macro desde el portal web
Cuando inicie sesión en VIA, puede usar una macro en una conversación con un controlador usando una versión móvil de VIA o puede usar las macros para crear un mensaje formateado para una conversación en el escritorio de VIA. Para enviar una macro, abra la conversación en la que desea usar una macro y presione el botón de macro en la parte superior derecha de la conversación <\>.